Das kaufmännische Immobilienmanagement umfasst alle Funktionen, die Sie zur kaufmännischen Verwaltung Ihrer Immobilien benötigen, wie bspw. die Verwaltung Ihrer Immobilienverträge, die Buchhaltung und die Nebenkostenabrechnung.

Das kaufmännische Immobilienmanagement integriert die Komponenten Finanzwesen (FI) und das Controlling (CO).

Innerhalb dieser Komponente stehen folgende Unterkomponenten zur Verfügung, mit denen Sie die Verwaltung Ihrer Immobilien durchführen können:

• Immobilienvertrag

  Mit dem Immobilienvertrag können Sie alle Verträge rund um Ihr Immobilienmanagement abbilden. Dabei steuern Sie über die Vertragsart, ob Sie neben Vermiet- und Anmietverträgen andere Vertragsformen wie Sachkontenverträge, Service-, Kauf- und Leasingverträge und Kautionsvereinbarungen verwalten möchten. Im Vertrag hinterlegen Sie u.a. Laufzeiten, Vertragsobjekte und Geschäftspartner. Weiterhin geben Sie Konditionen und Anpassungsregeln an, die die Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber der Vertragspartner abbilden.

• Buchhaltung

  In der Buchhaltung werden die im Vertrag oder auf dem Mietobjekt hinterlegten Konditionen bspw. über periodische Buchungen in das FI übergeleitet und dem Vertragspartner in Rechnung gestellt oder bei leer stehenden Mietobjekte der Leerstandskostenstelle ins Soll bzw. Haben gestellt. Weiterhin können Sie zur periodengerechten Verteilung von Betriebskosten und Mieten Ihre Immobilienverträge abgrenzen. Daneben stellt Ihnen die Buchhaltung alle Funktionen zur Verwaltung des Zahlungsverkehrs, zu offenen Posten und zur Mahnung zur Verfügung.

• Nebenkostenabrechnung

  Diese Funktion umfasst alle Prozesse zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie bspw. auch die Abrechnung von Heizkosten durch externe Abrechnungsfirmen (über Datenträgeraustausch).

• Optionssatzermittlung und Vorsteueraufteilung

  Bei gemischt genutzten Immobilien (gewerblich / nicht gewerblich) unterstützt Sie diese Funktion bei der Berechnung und Buchung des abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Teils der Vorsteuer ( Vorsteueraufteilung).

• Umsatzmietabrechnung

  Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Umsatzmietvereinbarungen über die Umsatzmietezu einem Immobilienvertrag auf Basis der Umsatzmeldungen gewerblicher Mieter überwachen und abrechnen.

• Controlling

  Diese Funktion enthält alle Hilfsmittel, um bspw. manuelle CO-Planung, CO-Umlage und CO-Abrechnung auf Immobilienobjekten durchzuführen.

• Anpassung von Konditionen

  Diese Funktion unterstützt automatische Verfahren zur Anpassung von Konditionen, d.h. die Massenänderung einzelner Konditionsbeträge auf gesetzlicher Basis bzw. vertraglicher Grundlagen. Dabei stehen Ihnen die Verfahren zur freien Anpassung, der Index- und Mietspiegelanpassung sowie die Anpassung nach Vergleichswohnungen und zur Anpassung der nebenkostenspezifischen Vorauszahlungen zur Verfügung.

Einsatzmöglichkeiten

Die Buchhaltung des Flexiblen Immobilienmanagements ist durch eine Schnittstelle mit der Komponente Finanzwesen (FI) verbunden. Dort werden alle Buchungen und Geldbewegungen mit den Vertragspartnern durchgeführt. Diese Komponente ist notwendig, wenn Sie Buchhaltung und Mietinkasso für Ihre Verträge durchführen möchten.

Die Buchungen werden pro Mietobjekt und Immobilienvertrag durchgeführt.

Einführungshinweise

In der Komponente Flexibles Immobilienmanagement wird die Buchhaltung der Immobilienverwaltung im Customizing unabhängig vom Buchhaltungssystem vorbereitet und dann der Komponente Finanzwesen (FI) zugeordnet.

Integration

Um die Buchhaltung durchführen zu können, müssen die Komponenten Finanzwesen ( FI ) und Controlling ( CO ) und das Plugin (Paket PI) installiert sein.

Funktionsumfang

Prinzip der Buchhaltung

Die Buchhaltung wird in der Komponente Finanzwesen (FI) über eine kombinierte Haupt- und Nebenbuchhaltung abgebildet.

• Hauptbuch

  Das Hauptbuch beinhaltet die Summe aller Sachkonten. Über das Hauptbuch wird die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Hier werden Forderungen, Verbindlichkeiten, Ausgangs- und Vorsteuer gebucht.

• Nebenbücher

  Über die Nebenbücher wird ein Hauptbuchkonto (= Abstimmkonto) bebucht. Hierbei führt jede Buchung auf ein Nebenbuchkonto (= Mitbuchkonto) automatisch zu einer Saldenveränderung auf einem Hauptbuchkonto.

Die folgenden Übersichtsgrafiken geben Ihnen einen Überblick der Buchungssystematik innerhalb der Buchhaltung:

• Anzahlungen Sonderhauptbuch

  Vorauszahlungen von Betriebs- und Heizkosten gehören zwar logisch zu den Konten der Nebenbuchhaltung, sind aber aus Gründen der ordnungsgemäßen Darstellung im Hauptbuch nicht auf die im Debitoren-/Kreditorenstammsatz hinterlegten Abstimmkonten, sondern auf andere Abstimmkonten durchzubuchen.

  Dafür werden besondere Buchungsschlüssel genutzt, die die Mitbuchkonten (Hauptbuch) übersteuern und diese Buchungen auf sog. Sonderhauptbuchkonten fortschreiben.

  Übersichtsgrafik: Anzahlungen im Sonderhauptbuch

• Nebenkostenabrechnung

  Übersichtsgrafik: Buchungsvorgänge der Nebenkostenabrechnung

Die Buchhaltung gliedert sich in folgende Funktionen:

Periodische Buchungen

Die Periodische Buchung zum Vertrag bucht bzw. storniert Forderungen und Verbindlichkeiten gegen den jeweiligen Vertragspartner pro Vertrag.

Die Periodische Buchung zu leerstehenden Mietobjekten bucht kalkulatorische Leerstandskosten gegen die Leerstandskostenstelle.

Einmalige Buchungen

Die Einmaligen Buchungen enthalten alle Funktionen, die Sie zu einer Erfassung und eindeutigen Kontierung einer Buchung zu einem Vertrag benötigen. Über einmalige Buchungen geben Sie Ihre Forderungen direkt an den Debitor (Hauptmieter) weiter, die außerhalb der periodischen Buchung anfallen.

Abgrenzung

Die Abgrenzung nutzen Sie zur periodengerechten Verteilung von Betriebskosten und Mieten.

Zahlungseingang

Mit den Funktionen Buchen mit Ausgleichen und Schnellerfassung Zahlungseingang können Sie Zahlungseingänge über die Selektion offener Posten zu Mietverträgen erfassen.

Kontoauszug

Mit der elektronischen Kontoauszugsübernahme können Sie elektronischen Kontoauszüge einlesen, Lastschriftrückläufern automatisch verarbeiten und Zahlungseingänge über die Funktion Nachbearbeitung Kontoauszug zuordnen. Hier können Sie Fehler im Verwendungszweck berichtigen, den zugehörigen Mietvertrag identifizieren und die Belege buchen.

Anzeige immobilienspezifische Belege

Über diese Funktion selektieren Sie Belege, die im Rahmen der periodischen Buchung und Nebenkostenabrechnung entstanden sind. Sie können diese Belege über das Buchungsprotokoll und aus den Finanzströmen heraus aufrufen.

Mahnung

Mit dem Mahnprogramm nehmen Sie die gesamten Funktionen des Mahnens in Anspruch. Das Mahnprogramm ist identisch mit dem Mahnen der Debitorenbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung; für die Komponente Flexibles Immobilienmanagement werden einige Sonderfunktionen berücksichtigt.

Finanzstrom  

Sie können in der Vertragsbearbeitung zwei Finanzströmeanzeigen:

• Zahlungsbezogener Finanzstrom

• Objektbezogener Finanzstrom